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Lista de Convidados! Como organizar? Parte 1

Lista de Convidados! Como organizar? Parte 1

Nesse post eu quero falar de um dos assuntos mais complicados na hora de organizar seu evento, que é montar a bendita lista de convidados. A definição da lista de convidados é o passo mais importante, pois com ela pronta você terá certeza da quantidade certa de pessoas que irá convidar e do quanto seu evento de fato irá custar.

É muito comum os clientes chegarem até a mim, sem nem mesmo terem feito uma lista de convidados,  e dizerem que desejam organizar uma festa, por exemplo, para 200 pessoas (média na cidade de Salvador).

A pergunta que eu sempre faço é a seguinte: você sabe o quanto 200 pessoas irão custar no seu orçamento final?

A cara de “eu preciso mesmo fazer isso?” é sempre a mesma e não se espantem se ao final desse trabalho árduo que é montar a lista seu evento fique mais barato ou mais caro do que você espera, porque isso com certeza poderá acontecer.

Então vamos as dicas que irão te ajudar a montar a lista de convidados baseadas nas perguntas que eu sempre recebo dos clientes que me procuram para produzir seu evento.

Dica 1: Quando eu devo montar a lista?

O quanto antes melhor! O ideal mesmo é procurar inicialmente um Assessor de Eventos ou uma empresa como a nossa que dispõe de profissionais capacitados a te ajudar a chegar em um número que esteja dentro do seu orçamento. Após fechar a quantidade exata e já com uma prévia da análise de custos, que o profissional irá te entregar, você poderá começar a saga na busca dos fornecedores.

Dica 2: Por onde começar?

Passo 1: separadamente você e seu noivo irão fazer no Word ou no Excel uma lista com todas as pessoas que vierem na mente. TODAS MESMO! Não pode esquecer dos filhos, maridos e mulheres dos amigos, tios e tias distantes, primos de terceiro grau. Para facilitar o processo separe-os por categorias (pais e irmãos, amigos do trabalho, amigos da faculdade, amigos de infância, amigos do colégio, etc.).

Passo 2: organize-os nas categorias de cima para baixo sendo do mais importante para o menos importante. Agora vocês têm uma prévia de quantas pessoas cada uma gostaria de convidar.

Passo 3: junte as duas listas e corte as pessoas repetidas. Agora vocês têm uma prévia de quantas pessoas os dois juntos gostariam de convidar.

Passo 4: corte as pessoas que não são importantes ou que você já tem certeza que por algum motivo não poderão vir ao casamento. O número final será o de pessoas que após essas três peneiras, teoricamente você irá convidar para o casamento.

Por que teoricamente? Porque talvez o número de pessoas dessas três peneiras sejam superiores ou inferiores ao orçamento prévio que vocês disponibilizam.

Se o número for inferior aí é uma maravilha, porque você pode se dar ao luxo de adicionar um serviço no casamento, já que sobrará verba ou de convidar outras pessoas que haviam sido cortadas da lista anteriormente.

Se o número for superior aí será necessária uma nova peneira na tentativa de reduzir um pouco mais a quantidade de convidados, ou deixar de contratar aquele serviço de luxo para dar prioridade aos convidados.

Muita coisa eim? Calma que ainda não acabou… no próximo post terão mais 2 dicas para te ajudar a montar a lista de convidados.

Fotos: Pinterest

Sobre os autores | Website

Raphael San tem experiência de mais de 12 anos no ramo de eventos, onde já atuou em diversos setores da área, como produção de eventos acadêmicos, corporativos e sociais. Hoje dedica-se à área comercial da Então Diga Sim atrelado a consultoria de casamentos e produção de cursos.

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